Tugas-1 Bahasa Inggris Bisnis

Pada penulisan kali ini saya akan membahas tentang surat bisnis seperti, contoh-contoh surat bisnis, penulisan tanggal dalam surat bisnis yang benar, format block dalam surat binis, dan perbedaan British Style dan American Style Letter.

1. perbedaan British Style dan American Style Letter.

Surat bisnis mempunyai bagian, bagian yang dimaksud merupakan bagian penting surat yang harus di cantumkan maupun ada beberapa bagian yang bersifat pilihan (tidak masalah bila tidak di cantumkan).
 Bagian-bagian penting pada surat dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu formal parts dan body.

Dibawah ini bagian dari skema surat :

Formal Parts

• Heading (LetterHead)[Kop Surat]
• Reference Line
• Date [Tanggal]
• Inside address [Alamat yang diuju]
• Salutation [Salam Pembuka]
• Complimentary Close [Salam Penutup]
• Signature [Tanda Tangan]

Body

• Opening [Pembukaan]
• Message [Pesan]
• Closing [Penutup]

Other Parts

• Reference [Referensi]
• Subject Heading [Pokok Surat]
• Attention Line [Garis Bawah]
• Enclosure Copies [Lampiran]
• Postcript [Salinan]
• Mailing Intruction [Petunjuk Pengiriman

1. Letter Head (Kop Surat)

Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat :

2. Reference Line 
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF

3. Date Line ( Tanggal )
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012.

Contoh penulisan date menggunakan British Style 03rd April 1990
Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat. 

Contoh penulisan date menggunakan American Style

April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.

4. Inside Address

Bagian ini berisi nama penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.

5. Attention Line 
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.

6. Solutition (Salam Pembuka)

Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.

Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style

7.Subject Line (Perihal)

Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat.

Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.

8. Body Of Letter ( Isi Surat )

Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.

9. Complimentary Close ( Salam Penutup )
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.

10. Signature ( Tanda Tangan )

Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.

11. Enclosure ( Lampiran )

Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

12. Carbon Copy Natation ( Tembusan Surat ).
Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan

Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos  atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :

•            Letter Head (kepala surat)

Letter  Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah  surat. Baik  surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan.  Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat       perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.  

•                 Date (tanggal)

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu  ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas danlengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.

    Contoh:

British style08^th Desember 2011Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
American styleSeptember 07, 2011Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

•                 Inside Addres (alamat yang dituju)

Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan

Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta

kodepos dan Negara yang dituju.

•                 Salutation (salam pembuka)

        Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.

Contoh :

 British style      : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs. American style : Dear Sir 

Body of the Letter (isi surat)

Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara     detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

•                 Complimentary Close (salam penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.

Contoh :

Britsh style       : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours                              Sincerely, Sincerely, With Best Wishes. American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

•             Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.

2. Contoh surat bisnis.

1.  July 15th, 2015

       

Personal Manager

CV MAJU JAYA

Jl. Jendral Soedirman 23

Bekasi

Dear Personal Manager,

Through this letter, let us introduce our company to you. Our company named PT Jaya Sejahtera is engaged in the distributor of office stationery.

According to the information we collect, CV Maju Jaya is a property company that is growing rapidly and will open again some marketing office in Bekasi. In this connection, let us offer some of stationery products that we market. Together with this letter we attach a list of items and their respective prices.

If your company needs our services, then simply contact us via telephone numbers (021) 3541222 and we’ll deliver the goods directly to the site. Further, we will send you an invoice each end of the month for transactions occurring in the corresponding month. We will give special discount if accumulated purchase within one month of more than Rp 3.000.000, – (three million rupiah).

We hope that this offer can proceed in a form of cooperation that benefits both parties. If Mr interested, we are ready to make presentations and conduct further discussed.

Thus we submit the offer letter, delivered thank you for your attention.

Sincerely,

PT JAYA SEJAHTERA

Dorman Sanjaya

Marketing Manager

2. Jakarta, December 15, 2014

Mr. Anto Nugraha

Manager of PT. Cheap Book Store

Jl. Ramayana no. 23, Bandar Lampung

Lampung

Dear Sir,

We are a big company which is engaged in the book printing and have collaborated with many refutable companies in Jakarta and other big cities in Indonesia. We want to propose a cooperation with your company.

Based on the information that we get that PT. Cheap Book Store needs latest printed books supply. Related to that information, we intend to become a book supplier in your company.

We hope that this offer can be realized in the form of cooperation which can be benefit for both parties. Along with this letter, we attach a price and books list that we provide. If your company interested, we are ready to talk further.

Thanks for your attention

Sincerely

The Head Manager of PT. Erlingga

Basuki Rahmat

3. penulisan tanggal yang benar dalam surat bisnis.

Penulisan tanggal dibedakan berdasarkan formalitas, kesopanan, dan pilihan pribadi masing-masing. Ada beberapa aturan penulisan tanggal dalam bahasa Inggris, yaitu:

Format formal:

Biasanya penggunannya pada situasi formal dan tertulis pada undangan pernikahan, surat resmi, dan dan surat-surat resmi lainnya.

British: Day-Month-Year : the fifteen of July, 2015

American: Month-Day-Year : July the fifteen, 2015

Format tidak terlalu formal: Pengunaan tanggal pada situasi tidak terlalu formal tetapi tetap menunjukkan hormat.

British: Day-Month-Year : 15th July 2015; 15 July 2015

American: Month-Day-Year : July 15th, 2015; July 15, 2015

Format kurang formal:

Pengunaannya pada situasi yang kurang formal. Misalkan, Anda menggunakannya saat ingin menulis memo, surat antar teman akrab, atau surat bisnis yang sifatnya personal.

British: Day-Month-Year : 15/5/2015; 13/3/14

American: Month-Day-Year : 12/28/2009; 11/13/15

Format formal dan tidak formal:

Format penggunaan tanggal ini bisa digunakan pada halaman yang bersifat resmi atau tidak resmi.

British: Day-Month-Year : 05/05/14

American: Month-Day-Year : 05/17/14

4. format block pada surat bisnis

 1. Format Block (Block Format) : Business Letter


Format block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana atau simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya diletakkan pada bagian kiri surat.

 2. Modified Block Format: Business Letter

Pada Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address), tanggal (date), closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed name) berada di bagian kanan surat.

 3. Semi-Block (Indented) Format: Business Letter

Pada semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama dengan Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat menjorok ke dalam, sedangkan pada Modified Bock Format tidak.